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7 règles de la planification
Business

Les 7 règles incontournables d’un bon planning

J’aime la planification, car je suis de celles qui continuent à penser que nous pouvons caser 48h dans une journée. Plus sérieusement, je n’aime pas perdre mon temps. Je voulais donc te partager quelques règles que je suis pour être certaine d’avoir le temps de faire tout ce que j’ai à faire. Mais surtout, pour ne pas finir sur les genoux après une journée bien remplit.

Ton système de to do list

Pour une journée productive, il est important d’avoir pris le temps de la planifier. Pour ce faire, la to do list est un outil vraiment génial lorsqu’on sait s’en servir. Ce qui fait rapidement abandonner ce système c’est la frustration d’avoir une liste qui s’allonge et de ne jamais en venir à bout. Voilà pourquoi je te propose de réaliser deux listes. La première, la grande liste, te sert à noter toutes les tâches qui te viennent en tête chaque jour. Elle est vouée à être interminable mais va simplement te servir de réservoir de tâches. La deuxième, la petite liste, est celle de ta journée. Ce peut être un agenda, au lieu d’une to do list. Le principal est d’utiliser un outil que tu aimes. Chaque soir, sélectionne dans la grande liste, toutes les tâches que tu souhaites effectuer le lendemain pour les reporter sur ta petite liste ou ton agenda.

Des listes réalistes

Mais attention, il faut rester réaliste. Ce n’est pas parce que tu veux faire toutes ces choses que tu peux le faire. Tu dois évaluer le temps que tu as de disponible et les imprévus qui peuvent survenir. Tes premières journées seront peut-être chaotiques et tu risques de ne pas tout finir mais cela va te servir à réévaluer les journées suivantes. Une liste réaliste, est une liste qu’on finit.

Et ne charge pas toutes tes journées sous prétexte que tu as le temps. A la longue, tu risques de te dégoutter de ces longues listes car tu n’y verras qu’un enchaînement de tâches. Il est préférable d’alterner les actions pénibles et les actions agréables pour continuer à aimer la planification.

Le timing et les imprévus

Il est important que tu connaisses le temps nécessaire pour chaque action de ta journée. Autrement, il devient difficile d’envisager un planning. Néanmoins, cela peut être compliqué, surtout lorsqu’on se lance dans une nouvelle activité.

Prévoir les imprévus sert notamment à ça. Et ce n’est pas bien compliqué. Pour toutes tes tâches, tu ajoutes 15 minutes de plus à tes prévisions, au cas où tu aurais du retard. Ensuite, tu gardes 1h de ta journée sans action, au cas où un imprévu pointerait le bout de son nez. Si cette heure n’est pas utilisée, soit tu t’avances pour le lendemain, soit tu finis plus tôt.

Personnellement, je trouve préférable de s’avancer pour le lendemain car tu gagnes un plus grand créneau pour les imprévus des jours suivants ou alors tu te retrouves en avance sur ton travail. Dans les deux cas tu es gagnante.

Prioriser

Tout n’est pas à mettre sur le même pied d’égalité. Il y a toujours quelques actions primordiales à effectuer sur la journée. Celles qui te font le plus avancer dans ton projet. Il est recommandé de ne sélectionner que 3 tâches principales. Mais en fonction du temps que tu as de disponible, tu peux en choisir encore moins. Ensuite, liste toutes les tâches secondaires et ainsi de suite.

Les trois tâches principales sont à réaliser en premier dans ta journée et il n’y a pas de compromis possibles. Rien ne passe avant elles. Cela t’assure qu’à la fin de la journée, tu n’auras plus à y penser. Et même si tu n’es pas venu à bout de ta to do list, tu peux être satisfaite car les tâches qui allaient te faire le plus avancer sont faites.

Les pauses

Il ne faut pas les négliger dans ta planification. Toutefois, leur nombre et leur durée varient en fonction des personnes. Il y a une méthode rependue, la méthode pomodoro, qui consiste à travailler intensément 25 minutes puis à prendre une pause de 5 minutes. Mon petit conseil est de travailler autant que tu le peux et de prendre une pause quand tu satures. Cette pause doit être réelle. Sors, va marcher, fais quelque chose qui te coupe complètement de ce que tu faisais. J’utilise la méthode pomodoro uniquement si je dois faire une longue tâche que je n’aime pas et pour laquelle j’ai du mal à me concentrer. Me dire que je n’ai que 25 minutes de focus à avoir est plus motivant.

Connaître son rythme

La nature des tâches que tu as à effectuer est variée. Tu peux écrire un article, faire du ménage, passer de coups de téléphone, avoir des entretiens… En fonction du moment de la journée, ton cerveau est plus disponible pour des tâches administratives que physiques et inversement. C’est à toi d’apprendre à te connaître afin de savoir ce que tu aimes faire, en fonction du créneau de la journée. De cette façon, tu vas pouvoir placer tes tâches au moment où tu es la plus productive.

Par exemple, celles qui sont du matin, préféreront l’administratif le plus tôt possible car c’est le moment de leur plein potentiel. Elles s’orienteront sur des actions qui nécessitent moins de concentration l’après-midi. Et inversement pour les personnes du soir.

Toutefois, ta concentration peut également varier dans la même demi-journée. A toi d’apprendre à te connaître pour avoir une planification optimale.

Regrouper les tâches par thème

Pour gagner du temps et y voir plus clair, tu peux classer tes tâches par thème et fixer un créneau pour chacun d’eux dans ta journée. Par exemple : Administratif de 8h à 9h30 ; Rendez-vous clients de 13h30 à 15h30 ; Ménage de 18h00 à 18h30… Ensuite, il ne te reste plus qu’à répartir tes tâches dans chaque thème. Cela est un bon moyen de ne pas exagérer sur le nombre de tâches. Si tu as fixé 2h00 pour les entretiens clients, tu sais que tu ne peux pas caser 10 rendez-vous dans l’après-midi. Tu prends aussi un rythme de travail avec régulièrement les mêmes thèmes aux mêmes horaires.

Pour finir…

Il y a encore tout un tas des règles qui te permettent de perfectionner ta planification. Mais celles-là me semblent être les principales. J’espère donc qu’elles pourront te servir. N’hésites pas à parler de tes astuces dans les commentaires. J’adore me perfectionner dans ce domaine. Et puis, cela pourra servir aux autres lectrices.

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Crédit photo:  
https://pixabay.com/fr/photos/le-bras-main-bureau-1284248/ 
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